Sử dụng định dạng số sẽ giúp cho Excel hiểu được chính xác dữ liệu đó là gì. Qua đó, quá trình tổng hợp thông tin hoặc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, định dạng số còn giúp cho người đọc dễ dàng đọc hiểu các con số trên đó và có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu.
Ví dụ minh hoạ cho sự cần thiết của việc lưu trữ dữ liệu độc lập với phần mềm khai thác dữ liệu là trong lĩnh vực y tế - khám chữa bệnh. Việc lưu trữ dữ liệu y tế độc lập với phần mềm khai thác dữ liệu là cần thiết để đảm bảo tính linh hoạt và dễ dàng trong việc truy xuất và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tắng tính bảo mật và an toàn của dữ liệu cũng như đơn giản hóa quá trình khai thác và phân tích dữ liệu y tế.